Зачем нужны корпоративные деньги для сотрудников?

Начнем с того, что далеко не каждый сотрудник в принципе представляет себе, что есть такие ситуации, когда работодатель в том или ином виде выдает деньги (НЕ ЗАРПЛАТУ) для исполнения рабочих задач.

Обычно это расходы на командировки, встречи с партнерами, мелкие закупки в офис, срочные траты на покупку компьютера или бизнес-подписки.

Зачем заморачиваться с передачей средств сотруднику, когда бухгалтер все может оплатить по выставленному счету? Но все не так просто, как может показаться на первый взгляд.

Помимо крупных покупок, например, оплаты B2B-услуг, аренды и т.п., небольшие операции можно совершить с помощью банковской карты.

Чем меньше и чаще траты, тем больше временных затрат на их оформление с точки зрения бухгалтерии.

В этом случае гораздо проще выдать даже рядовому сотруднику полномочия на осуществление платежей от имени и за счет компании.

• Выдача денег под отчет;
• Непосредственно траты;
• Отчетность.

Бывает и обратная ситуация – когда сотрудник тратит собственные деньги, а компания возмещает постфактум, но это скорее исключение, никому ведь не нравится платить из собственного кошелька ;)

Выдача денег под отчет может быть в виде следующих форм:

• Выдача наличными аванса;
• Перечисление аванса на личную карту сотрудника;
• Выдача бизнес-карты с лимитом.

Конечно же, при наличии большого количества трат, компаниям, а также участникам процесса (сотрудникам, руководителям и бухгалтерам) хочется иметь дело с эффективной схемой. Это значит – легко тратить, получать реестр платежей и быстро отчитываться. Такой микс может получиться только при использовании бизнес-карты и автоматизации работы с первичными документами, в нашем случае с чеками, накладными и т.п.

Тогда не будет необходимости каждый раз заново заниматься выдачей определенной суммы под аванс, учитывать и сравнивать с тем, что уже было потрачено. Огромным плюсом послужит автоматизация авансовых отчетов с учетом ролевой модели для сотрудников, что в ближайшее время планируется к реализации в нашем Сервисе.

Но уже сейчас каждый сотрудник может быстро внести первичные документы, за минуту создать отчет, вместо потраченного часа, и отправить на проверку руководителю или бухгалтеру.

Кстати, такое решение мы уже реализовали с несколькими крупнейшими российскими банками из ТОП-5.

По сути, подотчетные средства – необходимый инструмент для развития бизнеса, так как командировки, деловые встречи, закупки образцов, а также срочные непредвиденные траты – неотъемлемая часть рабочих будней. Авансовый отчет же - это бухгалтерская необходимость, которая до появления нашего Сервиса была головной болью для компаний и сотрудников.

Но благодаря PILX теперь есть автоматизированное решение, способное разгрузить всех участников процесса и избавить от рутины с оформлением отчетности.

Занимайтесь развитием бизнеса, а остальное PILX возьмет на себя!